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Los problemas de control interno pueden generar pérdidas para las pequeñas empresas relacionadas con recursos limitados. Las empresas con menos de 100 empleados representaron el porcentaje más alto de casos de fraude (casi el 29 %) informado en el Informe a las Naciones de 2014 de la Asociación de Examinadores de Fraude Certificados (ACFE).

Sin embargo, existen estrategias que abordan los riesgos operativos y financieros, resultando en la prevención y/o detección del fraude en su empresa. Los siguientes cinco problemas de control interno se encuentran comúnmente en las pequeñas empresas.

1. Separación de funciones
Muchas pequeñas empresas con recursos humanos limitados suelen tener un solo empleado exclusivamente responsable de múltiples tareas en procesos críticos. El desempeño de estas tareas en organizaciones más grandes generalmente lo realizan varios asociados. Se produce un mayor riesgo de error o fraude cuando una sola persona gestiona múltiples tareas.

Los controles internos mejoran cuando diferentes personas son responsables de autorizar y registrar transacciones, mantener la custodia de los activos relacionados y conciliar cuentas. A veces, es necesario contratar empleados fuera del departamento responsable de varias tareas, y cada empleado tiene responsabilidades laborales específicas definidas por escrito. La reasignación de funciones específicas dentro de un proceso a otras personas puede ayudar significativamente a mitigar los riesgos.

2. Políticas y Procedimientos
Una de las herramientas de control más efectivas es tener un manual de políticas y procedimientos bien escrito que ayude a alinear los objetivos comerciales y establecer procedimientos operativos de mejores prácticas. Independientemente de cuán simples o conocidos sean sus procesos comerciales, es valioso crear políticas y procedimientos escritos tanto para la gerencia como para los empleados.

Es importante definir y documentar los siguientes procesos comunes:

  • Ventas y cuentas por cobrar
  • Gestión de efectivo y banca
  • Compras y cuentas por pagar
  • Nómina y recursos humanos
  • Cierre y reporte de estados financieros

La documentación de métricas clave en estos procesos proporciona una dirección clara y consistente para completar las tareas y permite que se asignen roles específicos a los asociados. Se obtienen beneficios adicionales cuando un empleado clave deja la empresa, ya que será más fácil capacitar a los empleados nuevos y/o temporales con procedimientos documentados minuciosamente ya implementados. La documentación de políticas y procedimientos también confirma la alineación con las expectativas de la gerencia.

3. Documentación
Mantener la documentación de respaldo adecuada es parte de la base para desarrollar un marco de control interno efectivo dentro de una organización. La ausencia de documentación de respaldo dificulta la demostración de que se completaron las transacciones, se realizaron los procedimientos y se implementaron los controles. La documentación adecuada también puede facilitar la respuesta a las preguntas de los clientes, la gerencia y los auditores. Enfatizar la importancia de mantener la evidencia adecuada permite que el equipo de gestión ayude a reducir los riesgos para los clientes, los empleados y el negocio.

4. Supervisión y revisión
Los propietarios de pequeñas empresas a menudo están tan involucrados en los objetivos estratégicos y el desarrollo de su negocio que no hay suficiente tiempo para garantizar que se implementen los procedimientos básicos de monitoreo de control interno. La supervisión adecuada es esencial para el marco de control interno y un aspecto importante de la prevención y detección del fraude.

Cada empresa debe definir la revisión de métricas clave (p. ej., ventas, cuentas de gastos, informes de caja, informes de variación, resúmenes de nómina) y otros datos de forma diaria, semanal o mensual para ayudar a identificar los problemas que puedan existir. Otros beneficios de conocer el pulso del desempeño de su negocio mantienen a los asociados alertas para que no les pregunten sobre las actividades diarias y brinda información valiosa para la toma de decisiones clave.

5. Derechos de acceso de los usuarios a los sistemas de información
Los empleados a menudo tienen más acceso a los sistemas de información de lo que realmente necesitan para cumplir con sus responsabilidades. Proporcionar un acceso excesivo puede exponer a la empresa a riesgos adicionales que la gerencia desconoce.

Los empleados deben comenzar con acceso limitado a los derechos de los sistemas de información que solo se necesitan para realizar funciones que son esenciales para su propio trabajo. A medida que aumentan sus cargas de trabajo, se pueden otorgar derechos de acceso adicionales.

Los derechos de usuario deben revisarse al menos una vez al año y preferiblemente con mayor frecuencia para alinear el propósito comercial del acceso otorgado a cada usuario. Si bien requiere más tiempo y esfuerzo, este enfoque puede mejorar el sistema de controles y seguridad en el lugar.

Aunque las pequeñas empresas pueden tener recursos limitados, seguir estas estrategias puede servir para prevenir y detectar el fraude y mitigar el riesgo operativo y financiero.

¿Cuáles son los controles internos de las pequeñas empresas?

10 controles internos básicos para el fraude en pequeñas empresas

  • Revise los números regularmente.
  • Segregar deberes.
  • Sea estricto con la documentación.
  • Verifique aún más con revisiones gerenciales periódicas.
  • Mantenga las líneas de comunicación abiertas.
  • Implementar medidas seguras para el manejo de efectivo y cheques.
  • Realizar conciliaciones de cuentas claves.

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¿Cuáles son los 5 controles internos?

Hay cinco componentes interrelacionados de un marco de control interno: ambiente de control, evaluación de riesgos, actividades de control, información y comunicación, y monitoreo.

¿Qué tipos de control son aplicables a las pequeñas empresas?

Aquí hay 17 controles financieros que toda pequeña empresa debería tener.

  • Mantenga las finanzas comerciales y personales separadas.
  • Realice verificaciones de antecedentes antes de contratar.
  • Cree proyecciones mensuales de flujo de efectivo.
  • Revisa en detalle los extractos bancarios mensuales de tu negocio.
  • Revise todos los estados de cuenta de las tarjetas de crédito y débito para verificar su exactitud.

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¿Es esencial el control interno en una pequeña empresa?

El paso más importante para cualquier propietario de una pequeña empresa es implementar controles internos diseñados adecuadamente. Los controles internos son procedimientos o procesos implementados por una empresa para: Salvaguardar los activos. Asegúrese de que los informes financieros sean precisos y cumplan con todos los requisitos de informes financieros.

Video: internal control for small business